FORSTÅ DINE KONFERENCEGÆSTER OG TAL TIL DEM

Sidst opdateret d. 16. februar 2023

På Hotel Fårup er vi eksperter i konferencer, og en af vores hemmeligheder er, at vi altid gør vores bedste for at forstå vores gæster, så vi bedst muligt kan imødekomme deres behov. Her er tre tips om mindset, kommunikation og teknik, som vi er sikre på, at du kan bruge, når du planlægger møder eller konferencer.

1. SÆT DIG I KONFERENCEGÆSTENS STED

I enhver situation, hvor du skal planlægge et arrangement for andre end dig selv, bør du starte med at foretage en form for analyse af, hvem gæsterne er, og hvad de har brug for. Den vare du leverer til gæsterne skal passe til dem. Du serverer jo fx sikkert heller ikke kød for dine private middagsgæster, hvis de er vegetarer, eller flæskesteg hvis de er på slankekur. Når du arrangerer en konference skal du have det samme mindset, som hvis gæsterne var dine egne, og du var vært. Start fx din analyse med at notere nogle spørgsmål ned på post its og sæt dem op på væggen:

• Hvad er gæsternes forventninger til konferencen?
• Hvordan kan du møde deres forventninger?
• Hvad skal der til, for at gæsterne vil synes, at agendaen indeholder høj kvalitet?
• Hvad kan gøre en forskel for deltagerne?
• Hvilke oplægsholdere vil gæsterne elske at høre?
• Hvordan skal tonen på konferencen være?
• Hvad vil gæsterne gerne lave i pauserne?

Begynd herefter at svare på spørgsmålene.

Mange konferencer bliver planlagt med udgangspunkt i arrangørens behov. Hvis du ender der, er der stor risiko for, at også din konference ender som et kedeligt intetsigende program med endeløse PowerPoints uden egentlig relevans.

2. KOMMUNIKER MED DINE KONFERENCEGÆSTER

En konference er en ’vare’ eller et ’produkt,’ som du kan markedsføre og kommunikere om, præcist som det gælder ethvert andet produkt. Når man skal markedsføre en ny vare planlægger man kommunikationen om varen, både før den kommer på hylderne i supermarkedet, når man køber den og efter den er købt. På samme måde kan du planlægge kommunikation om konferencen før, under og efter.

• Før konferencen kan du:
  • Sende teasere til programmet ud til deltagerne på mails sammen med agendaen
  • Oprette en Facebook gruppe og kommunikere med deltagerne om deres tanker og forventninger allerede inden de ankommer – det vil understøtte gæsternes følelse af betydningsfuldhed
• Under konferencen kan du:
  • Kommunikere med konferencegæsterne undervejs i form af fx spørgeskemaer, hvor du undersøger, hvad de synes om de forskellige indlæg, foredrag osv.
  • Poste opslag på sociale medier med indtryk, højdepunkter, billeder og videoer fra konferencen
• Efter konferencen kan du:
  • Sende materialer, konklusioner og PowerPoints fra konferencen til konferencedeltagerne
  • Dele kontaktinformationer på alle konferencedeltagere, så alle har mulighed for at holde kontakten
  • Fortsætte dialogen om konferencens emner og temaer på Facebook
  • Bede om en evaluering og feedback fra deltagerne på konferencens program og afvikling.

3. TEKNIKKEN SKAL VIRKE

I gamle dage var alle konferencer analoge. Oplægsholderen stod på en talerstol og var nødt til at råbe højt nok til, at hele salen kunne høre pointerne. Hvis der skulle vises grafiske modeller eller tegninger, så foregik det via store papirplakater. Sådan er det langt fra i dag. I dag er en konference ikke bedre end den teknik, der understøtter den. Alle konferencer og større møder bryder samme, hvis storskærmen ikke virker, eller hvis lydanlægget eller mikrofonen står af.

Gør en dyd ud af at tjekke alle de små tekniske detaljer – måske sammen med konferencestedets personale – så du er sikker på, at et fantastisk oplæg ikke bliver en fiasko på grund af en teknisk finesse, der ikke fungerer. Undersøg også hvordan dine oplægsholdere vil vise deres medbragte PowerPoint slides, og tjek, at deres computer uden problemer kan kommunikere med teknikken i lokalet. Du kan være sikker på, at konferencens deltagere opdager de tekniske fejl – og at de vil føle sig langt tryggere og i gode hænder, hvis det hele kører uden tekniske afbrydelser.