Her er seks gode tips til dig, der skal forberede en konference og vil være sikker på, at du kommer rigtigt fra start, og så konferencen bliver en succes for både dig og deltagerne.
- Sæt det rigtige hold fra starten
Vælg en gruppe af kolleger, der supplerer hinanden og dig med de kompetencer og den viden, I har brug for. Du har fx brug for en eller flere der har administrative talenter og er gode til at holde styr på jeres plan, styre hvem der er inviteret, hvem der har tilmeldt sig/frameldt sig osv. Et ordensmenneske er et must på ethvert konferenceplanlægningshold. Du har også brug for dem, der er dygtige til kommunikation. Disse evner er vigtige, så I får sat nogle flotte og indbydende invitationer sammen, så jeres PowerPoint slides bare spiller, og så konferencen bliver tydelig på de sociale medier.
- Vælg lokationen for din konference med omhu
Tænk dig godt om, når du vælger, hvor i landet og i hvilke lokaler, du placerer din konference. Det vil ofte give dig gratis points, hvis konferencen afvikles et sted, hvor naturen er tæt på, så deltagerne kan nyde en gåtur i pauserne. Du skal også tage højde for, at det ofte er hensigtsmæssigt at vælge en lokation, der er let at komme til, uden stærkt trafikerede indfaldsveje, tæt på fx lufthavn og med gode parkeringsforhold. Alt dette har betydning for konferencegæsternes indtryk og oplevelser – helt fra de ankommer.
- Rammerne skal være i orden
Når du vælger konferencelokaler, så skal du vælge med omhu og sparre med dine kolleger, så du får tænkt på det hele. Brug også konferencearrangørens personale og eksperter som sparringspartnere, når du planægger hele arrangementet og logistikken. Fortæl dem om dine forventninger og ønsker – så er det nemmere for dem at imødekomme jeres behov. Besøg gerne konferencestedet og giv dig god tid til at fornemme og undersøge forplejning, toiletforhold, servicepersonalet og stemningen – det hele skal spille sammen og har betydning for, hvordan konferencedeltagernes oplevelser bliver.
- Det er indholdet på konferencen, der tæller
Konferencens lokation og lokalerne er vigtige. Endnu mere vigtigt er dog selvfølgelig selve indholdet. Sørg for at bruge størstedelen af din planlægningstid på indholdet. Skal din konference blive til et stærkt og godt minde hos deltagerne, skal du sikre et relevant indhold med temaer og indlæg, der gør en forskel for deltagerne. Start med en brainstorm sammen med dine kolleger, hvor alle ideer kommer på banen – fx i form af post its på væggen. Derefter kan I begynde at sortere ideerne og planlægge konferencedagene mere detaljeret ved at flytte rund på jeres post its og kassere nogle. At deltage i en konference kan være mentalt trættende for deltagerne, uanset hvor spændende og relevant indholdet er for dem. Derfor skal I balancere de forskellige indlæg og oplevelser, så der er variation, og så deltagerne skifter mellem at lytte til oplæg og taler, diskussion, kreative indlæg, arbejde i mindre grupper osv. Husk også at planlægge pauser og måske fælles oplevelse i naturen uden for konferencecenteret. Træk på eksperter inden for det fagområde, konferencen handler om og få feedback på det færdige program.
- Husk alle konferencens detaljer – lav en tidsplan
Det er lidt af et puslespil at planlægge og afvikle en konference, og du bliver sikkert overrasket over, hvor lang tid det tager at få det hele til at spille perfekt sammen. Lav en detaljeret plan sammen med dine kolleger, hvor I både planlægger opgaverne før, under og efter konferencen. Et godt tip er sætte konservative tidsestimater på planlægningen og afviklingen af konferencen. Du vil nemlig opdage, at der sikkert er stor forskel på, hvordan du og dine kolleger tidsestimerer de enkelte opgaver. Og som hovedregel tager alting længere tid, end man tror. Træk på dine kollegers inputs og søg også råd og vejledning fra konferencearrangørens personale, der har stor erfaring. Tænk også i at få hjælp til planlægning og afvikling, hvis I ikke selv har tid, erfaring eller ressourcer til at løse opgaverne. Det er bedre at få hjælp i god tid, så du ikke mister overblikket.
- Og så til alt det praktiske
De fleste konferencearrangører har professionelle eventkoordinatorer, der står klar til at hjælpe dig med sparring og hjælp til alt det praktiske, så jeres konference bliver en succes og følger tidsplanen. Mød op i god tid før konferencen begynder og medbring en detaljeret tjekliste, med alle de konkrete spørgsmål, du har, og alle de ting du er i tvivl om. Har du valgt et professionelt konferencested, har personalet respekt for din planlægning, og de vil forstå, hvorfor det er vigtigt at tjekke ting mere en én gang. Hvor der er mennesker involveret, kan der ske fejl. Og det er de små detaljer, der tæller, så tjek hellere en gang for meget, end en gang for lidt, så du er sikker på, at teknikken virker, når der skal vises PowerPoint på storskærmen, at kaffen kommer ind på det rette tidspunkt, at der er særlig frokost til vegetarer og allergikere, at deltagerne bliver modtaget og guidet i den rigtige retning osv.
