SEKS GYLDNE HUSKEREGLER NÅR DU ARRANGERER DIN KONFERENCE ELLER DIT MØDE
Sidst opdateret d. 16. februar 2023
Her er de seks gyldne huskeregler, du altid bør have i baghovedet, når du arrangerer møder eller konferencer. De gyldne huskeregler støtter dig i at øge den kvalitative og kvantitative værdi og effekt af alle møder.
Punktlighed
Stil krav om, at deltagerne møder op til aftalt tid, at tidsplanen overholdes, så alle vender punktligt frem efter frokostpausen etc. Det påvirker mødets fokus negativt, hvis tidsplanen ikke respekteres, hvis deltagerne går ud og ind af lokalet for at svare på telefonopkald og dermed ikke er nærværende. Sæt scenen fra starten og indskærp at jeres fælles fokus skaber et møde med større værdi for alle deltagere.
Mål
Vær helt tydelig om, hvad målet et med jeres møde eller konference. Hvad er det helt konkrete outcome, I skal gå derfra med? Er der beslutninger, der skal træffes? Nye koncepter, der skal være udviklet? Eller skal I gå derfra med en plan for det næste halve år? Mødets værdi bliver markant højere, hvis du som ordstyrer eller arrangør gør formået og mødets relevans tydeligt for deltagerne. Har du et klart formål, er det også langt enklere for dig at sammensætte den helt rigtige og relevante agenda uden tidsspilde eller ligegyldige indlæg.
Forventninger
Skab attention eller forventning omkring mødet allerede inden I mødes. Dette kan du gøre i de mails, du måske sender ud med agendaen, hvor du kan tease om det spændende indhold og mødets relevans, vigtighed og formål. Ved at øge deltagernes forventning til mødet, er deres fokus højere, allerede inden de træder ind mødelokalet.
Oplevelser
Sammensæt din mødeagenda, så den indeholder forskellige oplevelser. Nogle mennesker er visuelle, hvor de lærer ved at se. Andre er auditive og lærer ved at lytte. Andre er taktile og lærer ved at røre ved ting. Andre er kinæstiske og lærer ved at gøre ting. Husk disse fire sansetyper og hvis det er muligt kan du planlægge oplevelser, så du rammer alle sanser. Når du øger mængden af oplevelser og sansepåvirkninger, øger du følelsen af nærvær og tilstedeværelse i mødet og reducerer den følelse af distance, vi alle kender, fra ligegyldige møder med ligegyldige agendaer.
Transparens
Det giver mødedeltagerne tryghed og ro, hvis mødet har en vis grad af forudsigelighed og transparens. Derfor er det vigtigt, at mødeagendaen er helt transparent, at det er tydeligt, hvornår I skifter emne, hvornår der er pauser, og hvad der forventes af mødedeltagerne. Hvis du har overraskende oplevelser i ærmet, kan du gøre dette transparent i agendaen, så deltagerne kan forberede sig på noget uforudsigeligt på et bestemt tidspunkt i en bestemt ramme.
Forberedelse
Vær forberedt og tag dine forholdsregler, når du sammensætter din mødeagenda og planlægger tidsrammen. Tag højde for, hvad du gør, hvis tidsplanen skrider, hvis mødet skifter fokus, eller hvis det uventede sker. Jo flere forholdsregler, du har i baghånden, jo bedre kan du møde ændringer og stadig gøre mødet til en velstruktureret succes.
