Når man tager dyrebar tid ud og deltager i en konference, skal man være sikker på, at det kan betale sig. Derfor er det vigtigt, at du sammensætter indholdet i en kvalitet, der er værd at komme efter, og som kan gøre en forskel for deltagerne. Vælg de bedste og mest interessante oplægsholdere og sæt et program sammen, der straks taler til deltagernes interesser og behov. Betragt konferencens deltagere som hvis det var dine gæster – og vær den bedste vært.
Forstil dig den situation, at du har sammensat en konferenceagenda med en helt unik kvalitet og relevant indhold, men så får du så travlt med dit daglige arbejde, at du ikke har tid til at planlægge selve den praktiske afvikling af konferencen, så alt det gode indhold risikerer at drukne i kaos. Derfor er det vigtigt, at du laver en detaljeret og struktureret plan – fx i Excel eller i et projektedelsesværktøj. Du skal sørge for en klar ansvarsfordeling, så du er sikker på, hvem der gør hvad. Hvis du har brug for det, kan du overveje at inddrage en konferencearrangør eller en anden specialist for at sikre, at konferencen afvikles gnidningsfrit. På den måde kan du forebygge, at alt det gode indhold og fantastiske oplæg går til spilde i dårlig koordinering, tekniske problemer, manglende kaffe i pauserne eller en tidsplan, der ikke hænger sammen.
Hygge over en kop kaffe har en helt særlig betydning for os danskere. Vi hygger os med kaffe til fester, til møder og to-go når vi mødes på gaden. Også på konferencerne ender de gode dialoger ofte med at finde sted omkring kaffebordet. Med en kop dampende varm kaffe i hånden, får man straks den uformelle hygge-følelse ind i kroppen, som giver basis for åbne og ærlige dialoger med de andre konferencedeltagere. Derfor skal du give muligheden for hyggelige kaffesnakke særlig kærlighed, når du planlægger konferencen. God mad og drikke er i det hele taget konferencedeltagernes brændstof, så udnyt spise- snack- og kaffepauserne strategisk til at skabe rammerne for gode, uformelle dialoger og ’vandhuller’ hvor konferencedeltagerne samler energi til næste runde. Hvis du har tørstige og sultne deltagere, mister du fokus på konferencens indhold.
På Hotel Fårup er det muligt at holde en af dine pauser i en af vores store forlystelser. Efter en kop kaffe og et par rutsjebaneture lover vi at energien er helt i top, og mødet kan fortsættes.
