Allerførst bør du få et overblik over, hvor mange deltagere, der kommer til konferencen. Når du kender antallet af deltagere, ved du allerede, hvilke grundlæggende krav du skal stille til konferencestedets fysiske rammer – for der skal jo være god plads til alle deltagerne. Når du tjekker de fysiske rammer, bør du gå detaljeret til værks og undersøge om:

• du skal have alle konferencedeltagerne samlet i løbet af dagene
• du har brug for at dele deltagerne op i mindre rum
• der skal være uformelle mødesteder med behagelige møbler
• det er meget vigtigt med en god akustik
• der skal være natur og lækker udsigt
• der skal være masser af dagslys i lokalerne

Du skal derfor ikke kun tjekke konferencestedets kvadratmeter, men også hvordan disse kvadratmeter er fordelt, så lokalerne passer til jeres behov. Det er en god idé at skrive en detaljeret tjekliste med dine ønsker til konferencens rammer. Med din tjekliste i hånden kan du gøre dine ønsker til konferencestedet mere konkrete. Skriv også dine helt indlysende ønsker ned, så du er sikker på at huske dem i din videre søgning.

HOTEL FÅRUPS 2. RÅD: BESØG KONFERENCESTEDET

Pas på med at vælge lokation for din konference ud fra billeder på nettet og telefonsamtaler. Vores råd til dig er, at du besøger konferencestedet i forvejen, så du kan se det hele med dine egne øjne. Når du besøger stedet, får du et godt førstehåndsindtryk af, hvordan det føles at være gæst på stedet. På den måde ved du også, hvordan konferencens deltagere vil opleve deres ankomst. Gå lidt rundt i lokalerne og omgivelserne, så du oplever lidt af stemningen på stedet og får et indtryk af rammerne, lokaler, indretning, lys, faciliteter og personale. Medbring din tjekliste og spørg konkret ind til de vigtige detaljer. Husk, at professionelle konferencesteder respekterer detaljer og seriøs planlægning – de har det nemlig tæt inde på livet hver eneste dag.

HOTEL FÅRUPS 1. RÅD: STIL KRAV OM EN FAST KONTAKTPERSON

Når du har valgt lokationen for din kommende konference, bør du stille krav om at få en fast eventkoordinator, konferenceplanlægger eller kontaktperson på konferencestedet. Brug aktivt sparring med din faste kontaktperson før, under og efter konferencen – på den måde bliver kommunikationen bedre, enklere og hele processen bliver mere effektiv for dig som arrangør og for konferencecentret. Den personlige relation og dialog mellem dig og din kontaktperson giver dig ro og tryghed i planlægningen. Du er sikker på, at andre end dig har det store overblik, og du kan overlade meget af det praktiske til kontaktpersonen og bruge dine egne ressourcer på at planægge selve indholdet, programmet og agendaen. Med det rigtige konferencested, en erfaren kontaktperson og den gode planlægning er du godt på vej til en succesfuld konference.

HOTEL FÅRUPS 1. RÅD: VÆR TYDELIG

Det er de små deltaljer der gør den store forskel for, om din konference bliver en succes og kører efter planen. Derfor er det meget vigtigt, at du er helt tydelig overfor konferencestedet, så de ved, hvad der er vigtigt for dig og din plan. Vær ærlig og ligefrem i dialogen med din kontaktperson og sørg for at spørge en ekstra gang, hvis du er i tvivl om noget. På den måde sikrer du nemlig, at der bliver taget hånd om eventuelle løse ender, udfordringer eller problemer inden afviklingen af konferencen. Som regel er det sådan, at et stort, professionelt konferencested har mange ansatte med forskelligt ansvar, og du kan ikke tale med dem alle sammen. Din konktaktperson skal være din single-point-of-contact og dit vigtige bindeled, så du nemt og effektivt kan formidle dine ønsker og krav til konferencen, så alle involverede ansatte arbejder i samme retning.